Система электронного документооборота

ON_NSCHFDOPPR оформляется с нуля или на основании:

- ORDERS («Заказ»);

- DESADV («Сообщение об отгрузке»);

- RECADV («Сообщение о приёмке»).

Документ вступил в силу 2 февраля 2019 года и должен полностью заменить электронный документ старого образца к 1 января 2020 года. Период с 2 февраля 2019 года по 1 января 2020 года считается переходным на новый формат УПД.

Причины изменения формата: повышение ставки НДС до 20% и необходимость отразить в УПД информацию о маркировке товаров.

Основные изменения в формате электронного УПД

1. Добавлена возможность указать реквизиты документа, который подтверждает отгрузку товаров: наименование, номер и дата.

2. Добавлена возможность формировать сводный УПД на несколько отгрузок.

3. Добавлена возможность указывать данные факторинговой компании и её банковские реквизиты.

4. Добавлена возможность указать реквизиты документа о расхождениях.

Универсальный передаточный документ нового образца также выполняет функции и счет-фактуры, и первичных учетных документов. Он решает задачи отражения налога на добавочную стоимость, оформления поставки товаров и оказания услуг.

Возможные функциональные значения ON_NSCHFDOPPR:

· первичный документ: накладная или акт (ДОП);

· счет-фактура (СЧФ);

· счёт-фактура + документ-основание: акт или накладная (СЧФДОП).  

Электронный документ заверяется электронной подписью и является юридически значимым.

Преимущества использования нового формата УПД

1. Электронный УПД позволяет сократить количество документов, которые сопровождают хозяйственные операции, и упростить документооборот в компании.

 2. Электронный УПД не нужно распечатывать, он оформляется и подгружается в учетную систему автоматически. Это позволяет уменьшить издержки на доставку документов, расходные материалы и оплату труда операционистов.

УПД (ON_SCHFDOPPR) – электронный универсальный передаточный документ. Это единая форма, которая выполняет и функции счёта-фактуры, и первичного учётного документа.

Электронный УПД можно создать как с нуля, так и на основании следующих документов:

- ORDERS («Заказ»);

- DESADV («Уведомление об отгрузке»);

- RECADV («Уведомление о приёмке»).

Документ позволяет оформить поставку товаров, услуг или работ и передачу имущественных прав.

Функции, которые выполняет УПД:

· первичный документ: накладная или акт (ДОП);

· счет-фактура (СЧФ);

· счет-фактура с расширенным набором реквизитов: счёт-фактура + документ-основание: акт или накладная. (СЧФДОП).  

СЧФДОП одновременно служит основанием для вычетов по НДС и является первичным учётным документом о передаче товаров, который соответствует требованиям Федерального закона N 402 «О бухгалтерском учёте».

ON_SCHFDOPPR – юридически значимый документ. В процессе формирования он заверяется электронной подписью.

УПД соответствует требованиям, которые утверждены приказом ФНС России от 24 марта 2016 г. № ММВ-7-15/155@. Документ будет заменен новым форматом (ON_NSCHFDOPPR) с 1 января 2020 года. 

Преимущества использования УПД

 Документ значительно упрощает и ускоряет внешний и внутренний документооборот в компании:

1. ON_SCHFDOPPR в бухгалтерии позволяет сократить количество документов-дублей, которые сопровождают хозяйственные операции.

2. Электронный УПД формируется и подгружается в учетную систему автоматически. Это снижает трудозатраты персонала и издержки на доставку документов.

3. Распечатывать электронный документ не нужно. ON_SCHFDOPPR, заверенный электронной подписью, приравнивается к собственноручно подписанному. 

УКД (ON_KORSCHFDOPPR) – универсальный корректировочный документ, который совмещает в себе корректировочный счет-фактуру и первичный учетный документ об изменении стоимости отгруженных товаров/оказанных услуг.

Электронный документ составляется строго в соответствии с форматом, утвержденным приказом ФНС России от 24 марта 2016 г. № ММВ-7-15/155@. Он создаётся в случаях изменения стоимости/количества товарных позиций в УПД и формируется на основании УПД или другого УКД.

Возможные функциональные значения ON_KORSCHFDOPPR:

· первичный документ об изменении стоимости (ДИС);

· корректировочный счет-фактура (КСЧФ);

· корректировочный счёт-фактура + документ об изменении стоимости (КСЧФДИС).  

ON_KORSCHFDOPPR передается только через операторов ЭДО. Документ в процессе формирования заверяется электронной подписью и имеет юридическую силу.

Преимущества использования УКД

Электронный УКД позволяет:

1. объединить информацию, отражаемую в КСЧФ и ДИС;

2.  избежать создания документов-дублей;

3. не тратить время на заполнение документации вручную: ON_KORSCHFDOPPR формируется и подгружается в учетную систему автоматически;

4. своевременно реагировать на изменения в УПД, а также исправлять ошибки, допущенные в УПД, и быстрее закрывать поставки.

С помощью электронного сообщения ORDERS покупатель передает продавцу информацию о заказе. Заказчик указывает в документе перечень необходимых товаров или услуг и цены на них.

ORDERS сопровождает «рутинные» ежедневные процессы. Он формируется с учетом условий договора поставки, который стороны заключили между собой ранее.

Электронный заказ на поставку содержит:

· номер заказа;

· дату, время и место будущей поставки;

· ссылку на номер договора о поставках;

· ценовые данные (цены на товары, общая стоимость, НДС);

· реквизиты получателя и отправителя;

· информацию о содержимом заказа: штрих-коды, количество, наименование товаров.

Очень часто ORDERS – первый электронный документ, с которым сталкиваются компании при переходе на ЭДО. EDI-сообщение упрощает работу производителям, торговым сетям, логистическим компаниям и поставщикам сырья.

Выгоды от применения

ORDERS позволяет сделать цепочку обмена документами прозрачной и безопасной. Также благодаря мгновенной доставке документа партнеру, ускоряется цикл поставки товаров.

Процесс заказа идет быстрее, время на обработку каждого заказа в среднем уменьшается в 4 раза.

Цепочка поставок становится надежнее, так как поставщик гарантировано получает информацию о заказах. Операторы ЭДО выступают третьей стороной, которая фиксирует факт отправки документа, время и дату его получения. Это позволяет избежать конфликтов между покупателем и продавцом.

ORDERS, заверенный электронной подписью, обретает юридическую силу.

Обратный заказ на поставку (RETORD) – сообщение, которое самостоятельно формирует продавец и отправляет покупателю. Оно содержит информацию о деталях товаров и услуг. В большинстве случаев на основании RETORD покупатель формирует ORDERS (заказ на поставку).

Документ содержит следующую информацию:

· номер заказа;

· дата, время и место доставки;

· ссылка на номер договора поставки;

· реквизиты принимающей и поставляющей сторон;

· информацию о товаре/услуге.

RETORD формируется с учетом условий договора поставки, который стороны заключили между собой ранее.

Использование электронного документа позволяет ускорить обмен материально-товарными ценностями между поставщиком и заказчиком. Обе стороны экономят денежные средства и время на телефонных разговорах и согласовании поставок.

Подтверждение заказа (ORDRSP) – сообщение, которое формирует продавец в ответ на «Заказ» (ORDERS) на основании этого документа. Этим сообщением продавец подтверждает или не подтверждает поставку той или иной позиции продукции покупателю.

Использовать сообщение могут и поставщики торговой сети, и дистрибьюторы, которые обмениваются EDI-сообщениями с производителями.

Внедрение электронного документа позволяет избежать срыва поставок. Если какой-то товар отсутствует, покупатель сможет заказать товар-аналог или мгновенно отправить заказ другому поставщику. В результате между продавцом и покупателем сохраняются лояльные отношения.

Так как EDI-оператор фиксирует факт подтверждения заказа, поставщик получает защиту от возможных штрафов и санкций.

Документ ORDRSP, подписанный электронной подписью, приобретает юридическую силу.

Уведомление об отгрузке (DESADV) – сообщение с информацией о продукции, которая отправлена или готова к отправке покупателю. Документ подтверждает отгрузку товара со склада продавца. DESADV формируется на основании «Заказа» (ORDERS).

Электронный документ содержит информацию о факте отправки груза и подробную информацию о нём:

· уникальный идентификатор отгрузки;

· характеристики отгрузки (объём, вес, количество мест);

· реквизиты получателя и отправителя;

· сведения о товаре: штрих-коды, количество, страна-производитель и т. д.

· сведения о транспортировке: номер ТС, место отправки, дата поставки.

При необходимости грузополучатель также может создать сообщение DESADV и послать грузоотправителю с данными по возврату.

Документ ускоряет и упрощает процесс приемки товара и позволяет отследить поставку. В среднем на приёмку товара уходит 30-40 минут. С DESADV это время сокращается в 2 раза – до 15 минут.

В компаниях, где внедрили DESADV, операторам приёмки товара не приходится вбивать цифры вручную с накладных. DESADV может подгружаться в учётную систему автоматически.

Уведомление об отгрузке алкогольной продукции (ALCDES) – сообщение с подробной информацией об алкогольной продукции, отправленной или готовой к отправке. Сообщение формируется продавцом на основании полученного «Заказа» (ORDERS) или отправленного ранее «Уведомления об отгрузке» (DESADV).

В документе содержится дополнительная информация об алкогольной продукции:

· даты разлива;

· коды вида алкогольной продукции;

· лицензии;

· страна-производитель;

· данные о производителе.

ALCDES высылается покупателю или вместе с отправкой стандартного «Уведомления об отгрузке», или спустя определённое время.

В результате компания-покупатель ещё до прибытия груза с алкогольной продукцией обладает точной информацией о поставке.

Использование ALCDES позволяет:

- контролировать заполнение обязательных полей в документах поставщиков алкогольной продукции;

- не задерживать отправку «Уведомления об отгрузке» из-за сложностей заполнения документов на алкоголь;

- разграничить лиц, отвечающих за формирование и отправление DESADV и ALCDES на стороне поставщика;

- разделить очереди обработки этих документов на стороне заказчика.

Уведомление о возврате (RETANN) – это EDI-сообщение, посредством которого покупатель отправляет продавцу данные о товарах для возврата.

Если дефект товара обнаружен во время его приемки, покупатель может просто не принять продукцию. Если же дефекты обнаружены после получения, то обратная отправка оформляется при помощи сообщения RETANN.

В сообщении сторона покупателя указывает характеристики товара, сроки возврата и причину.

Частые причины возврата:

· повреждение/плохое состояние товара;

· просроченная продукция.

· непроданный товар;

· полученные, но не заказанные товары;

Таким образом, документ облегчает оформление возврата на продукцию, которая была получена, проведена и на которую было выдано уведомление о получении.

RETANN позволяет решать проблемы с возвратом безболезненно и обязывает продавца быстро отреагировать на получение сообщение. Продавец или забирает товар, или информирует покупателя о дальнейших действиях с продукцией, которую не будет забирать. 

Сторона покупателя формирует документ автоматически, а значит, сторона продавца приезжает оформлять возврат с корректно оформленной документацией.

Подтверждение выхода на работу (RECADVHR) – сообщение со стороны заказчика в сторону компании-аутстаффера. В нем заказчик подтверждает, что исполнитель выполнил обязательства, и внештатный персонал вышел на работу.

EDI-cообщение позволяет автоматизировать подбор кадров. Оно делает взаимодействие между аутстаффинговой компании и заказчиком прозрачным и более эффективным.

Уведомление о замене персонала (CHANHEHR) – сообщение позволяет скорректировать информацию о внештатном персонале, который компания-аутстаффер предоставляет компании заказчику.

Внесение изменений может потребоваться в случае:

1. форс-мажорных ситуаций (работник не вышел на работу и требуется замена т.д.);

2.  отправка некорректной информации о работнике ранее.

Заказчики аутстаффинговых компаний, которые используют документ CHANHEHR, обладают самой актуальной информацией о внештатных сотрудниках.

Сообщение формируется автоматически. Это уменьшает вероятность ошибок в документах, ускоряет и упрощает документооборот в компании. 

Уведомление о предоставлении персонала (DESADVHR) – сообщение, которое содержит информацию о готовности предоставить требуемый персонал. Как правило, электронное сообщение отправляет компания-аутстаффер компании-заказчику.  

DESADVHR формируется в ответ и на основании ORDERHR\ORDERS_OUTST (заказа на персонал).

Документ содержит информацию о предоставляемом внештатном персонале: количестве, квалификации, сроках предоставления и т.д.

Преимущества использования DESADVHR.

Электронное сообщение ускоряет и упрощает обмен информацией между компанией-атстаффером и заказчиком и делает взаимодействие прозрачным. 
Так как EDI-оператор фиксирует факт получения уведомлений, вероятность конфликтных ситуаций со стороной заказчика значительно уменьшается.

Заказ на персонал (ORDERHR\ORDERS_OUTST) – это сообщение, посредством которого одна сторона сообщает другой о количестве требуемого наемного персонала.

Как правило, EDI-сообщение отправляет компания-заказчик в компанию-аутстаффер, которая предоставляет услуги по подбору внештатного персонала.

В ORDERHR\ORDERS_OUTST содержится следующая информация:

- характер и местоположение работ;

- необходимое количество наемных сотрудников;

- требования к наемным сотрудникам;

- период времени, на который привлекается внештатный персонал.

Использование EDI-сообщения делает взаимодействие компании-заказчика компании-аутстаффера более эффективным. Вы сможете быстрее закрывать недостающие вакансии и автоматизировать подбор кадров.

Логистические условия поставки (LOGSET) – это сообщение содержит информацию о логистических условиях поставки.

Сообщение дополняет договор о поставке и содержит все необходимые поля для согласования логистических условий поставки.

В зависимости от конкретного контрагента LOGSET может быть подписан электронной подписью и иметь юридическую силу.

LOGSET позволяет:

- сократить время согласования логистических условий;

- снизить процент ошибок при оформлении документов;

- снизить процент недопоставок.

Чтобы подписать электронный документ LOGSET, присутствие руководителя в офисе не требуется. Он может заверить документ онлайн электронной подписью из любой точки мира.

Отчет о прогнозе продаж (SLSFCT) – это сообщение с информацией о прогнозе продаж на определенный период времени. Как правило, это сообщение покупатель отправляет по запросу стороне продавца. В свою очередь, продавец может переслать сообщение в центральный офис, распределительный центр или третьей стороне.

SLSFCT помогает выяснить прогноз продаж для конкретного товара по:

· месту продажи;

· каналам продаж;

· ценам;

· количеству;

· обороту;

· товарным партиям;

· рекламным активностям и т. д.

Благодаря SLSFCT продавец имеет точны данные о прогнозируемых продажах товаров. Это позволяет производителям лучше контролировать свои производственные потребности, а дистрибьюторам – поддерживать необходимые запасы товара, вовремя и полностью закрывать потребности покупателей и сокращать транспортные издержки.

Электронное сообщение обрабатывается стороной получателя автоматически, что существенно экономит время и упрощает документооборот в компании.

Акт сверки взаиморасчетов (COACSU) – EDI-сообщение, которое содержит информацию о расчётах организаций за определённый период.

Электронное сообщение является аналогом бухгалтерского документа «Акт сверки взаимных расчетов». Сторона покупателя отправляет документ продавцу, если в счет-фактуре (INVOIC) найдены несоответствия: по количеству товара, ценам или ставкам НДС.

COACSU содержит следующую информацию:

· GLN и наименование продавца;

· GLN и наименование покупателя;

· период сверки;

· номера и даты создания документов, подтверждающих поставку товара;

· сальдо (разница между приходом и расходом счёта) на начало и конец периода.

Документ позволяет передавать коммерческие данные о проведенных платежах и неоплаченных позициях.

Сообщениями COACSU могут обмениваться торговые партнеры или уполномоченные ими стороны, например, бухгалтеры.

Использование EDI-сообщения позволяет:

- уменьшить количество бумажных документов;

- сократить количество ошибок в бухгалтерских документах;

- сэкономить на транспортных расходах;

- ускорить процессы обработки документов.

Электронный документ COACSU, заверенный электронной подписью, имеет юридическую силу.

Отчет об инвентаризации (INVRPT) – это сообщение, которое содержит информацию о товарных запасах в магазине или на складе. При наличии нескольких магазинов и складов документ позволяет отслеживать информацию о движении товаров внутри компании.

Также отчет применяется для информирования торговых партнёров о наличии товаров на складе, без обязательства сделать покупку. Сторона покупателя может и самостоятельно запросить информацию у стороны продавца о товарных запасах.

Сообщение содержит следующие данные:

· количество открытых запасов;

· фактические запасы;

· максимальные и минимальные запасы;

· поврежденные запасы;

· поступление товаров за определенный период;

· изъятие товаров за определенный период.

Кроме того, в INVRPT можно детализировать информацию о количестве товаров по различным группам: партиям, сериям, срокам годности, производителям и т.д.

Преимущества использования INVRPT

Документ позволяет:

- контролировать и управлять запасами сырья, изделий и продуктов в режиме онлайн; 

- разрабатывать оптимальные маршруты по поставке товаров клиентам;

- рассчитывать графики пополнения складов и магазинов.

Вы сможете уменьшить издержки и ошибки, связанные с ручной обработкой данных: отчет об инвентаризации формируется и передается автоматически.

Информация о контрагенте (PARTIN) – это сообщение с информацией о местонахождении контрагента и другой уточняющей информации о нем.

Это первое сообщение, которыми обмениваются торговые партнеры в начале коммерческих отношений.

PARTIN содержит следующую информацию:

·       местоположение (идентификационный номер GLN, адрес);

·       операционные и административные данные (имя, контактные лица);

·       коммерческие данные (финансовые счета и т.д.)

Сообщение позволяет своевременно получать и автоматически обновлять информацию о контрагентах, если произошли какие-то изменения.

Компании, которые внедрили документ, обладают самой актуальной информацией о торговых партнерах. Это позволяет избежать ошибок при оформлении первичных бухгалтерских и других документов.