Распространенная проблема логистических компаний, работающих по постоплате – задержки с получением денежных средств от заказчика. Ситуация осложняется тем, что в обмене данными участвуют сразу три стороны: грузоотправитель, транспортная компания и грузополучатель, а если компания предоставляет транспортно-экспедиционные услуги, то целых четыре. И пока все стороны не подпишут документы на груз, услуги компании не будут оплачены.
Всего из-за нескольких подписей документам приходится преодолевать сотни тысяч километров. И если хотя бы одна бумага теряется или оформляется с ошибками (операционисты часто забывают проставить важные отметки в документах на груз: адрес доставки и т.д.), то процесс повторяется. Логистической компании приходится снова запрашивать документы у контрагентов и дожидаться их получения.
Чем оборачиваются неприятности с «бумагой»?
Ошибки в бумажных документах и промедления с их получением не только отодвигают сроки взаиморасчетов. Они грозят логистическим компаниям штрафами от ФНС. Если налоговая нагрянет с проверкой и потребует «первичку», то нужных документов может просто не оказаться в компании.
Кассовые разрывы, подмоченная репутация и банкротство компании, как крайний случай – вот чем оборачиваются неприятности с бумажным документооборотом.
Поэтому все прогрессивные логистические компании в России спешат избавиться от бумаг и перейти на электронный документооборот. Чтобы оптимизировать бизнес-процессы, ускорить и упростить работу с документами, они не только налаживают электронный обмен данными с контрагентами, но и внедряют ЭДО внутри компании.
Какие возможности дает переход с «бумаги» на «цифру»?
Современные системы ЭД позволяют всем участникам цепочки грузоперевозок в два клика обмениваться документами, в том числе юридически значимыми.
В электронный вид вы можете перевести:
· универсальные передаточные документы;
· счет-фактуры;
· акты;
· товарно-транспортные накладные;
· доверенности;
· документы свободного формата;
· договоры о сотрудничестве.
Все электронные документы быстро формируются и подписываются электронной подписью. ЭДО полностью заменяют бумажные аналоги и признаются судом.
СЭД позволяет быстро решать любые логистические задачи. Вы сможете мгновенно отправлять, получать и запрашивать данные о грузах:
· уведомления об отгрузке;
· уведомления о приемке;
· запрос данных о товаре;
· отчет об инвентаризации на складе;
· заказ от контрагента;
· ответ на заказ от контрагента;
· отчеты об остатках и перемещениях на складе.
Цифровизация упрощает работу с транспортом. Сотрудники компаний, которые перешли на ЭДО, в режиме онлайн бронируют и подтверждают бронь перевозок, отправляют инструкции водителю по доставке и отгрузке, уточняют статус транспортных перевозок.
Внедрением СЭД вы избавляете сотрудников от бумажной рутины. Они могут полностью сконцентрироваться на работе с клиентом и своих прямых обязанностях. Документы больше не теряются, реже возникают конфликты с контрагентами, но самое главное – цепочки грузоперевозок становятся прозрачными.
Электронный документооборот – защита от краж
Кражи товаров на складах и при доставке – по-прежнему головная боль для клиентов и самих логистических компаний. Продукция пропадает целыми фурами: по статистике в России происходит больше 1500 краж в год.
Стандартная схема кражи выглядит так: злоумышленник проникает на территорию логистической компании под видом водителя. Настоящему водителю он представляется заказчиком грузоперевозки. После этого злоумышленник дает водителю координаты другого склада, где его сообщники принимают груз по поддельным документам. А настоящий грузополучатель так и не дожидается своего заказа.
В логистической компании, которая использует электронный документооборот, такую аферу провернуть не получится.
Как видите, электронный документооборот позволяет решить сразу 3 важные проблемы в логистике:
· избавиться от бумажной рутины и получать выплаты сразу после поставки груза;
· избежать неприятностей из-за потери документов, в том числе штрафов от ФНС;
· снизить вероятность воровства на складе и при доставке.
Сегодня внедрение ЭДО – важное конкурентное преимущество для компаний, работающих в сфере логистики и грузоперевозок. Однако все больше и больше компаний автоматизируют бизнес-процессы, чтобы уменьшить издержки и повысить прибыль. Уже не за горами то время, когда СЭД станет жизненной необходимостью, и компании, которые не используют ЭД, останутся в меньшинстве.